Manajemen Program

E-mail Cetak PDF

Kegiatan manajemen proyek meliputi kegiatan untuk mendukung persiapan pelaksanaan proyek, penyediaan fasilitas dalam operasional, koordinasi kegiatan proyek di pusat maupun daerah, dan pelaksanaan monitoring dan evaluasi (monev).

  • Perencanaan dan Penyusunan Program
  1. Persiapan PFI3P telah dilaksanakan sejak tahun 2001 sampai pada akhirnya mendapatkan persetujuan untuk dapat dilaksanakan. Kegiatan mulai dilaksanakan tahun 2003. Hasil perencanaan dan penyusunan program PFI3P selama tahun 2003 hingga tahun 2005 adalah :

Tahun 2003 : 13 tolok ukur dan 26 kegiatan
Tahun 2004 : 15 tolok ukur dan 35 kegiatan
Tahun 2005 : 13 subkegiatan/tolok ukur

  1. Penyusunan Panduan Pelaksanaan Proyek

Panduan yang telah disusun meliputi panduan aministratif dan panduan teknis, sebanyak enam buah, yaitu: 1) Panduan Penyusunan Laporan Keproyekan; 2) Panduan Monitoring dan Evaluasi PFI3P; 3) Pedoman Pengadaan Barang PFI3P; 4) Panduan Umum Pembentukan 10 Desa Pilot Proyek; 5) Panduan Pemanfaatan Internet dan Pengoperasian CD-ROM untuk Akses Informasi menunjang Pengembangan Pertanian Lahan Marjinal; dan 6) Panduan Pelaksanaan Pengembangan dan Diseminasi Inovasi Teknologi Pertanian pad PFI3P. Seluruh panduan telah disosialisasikan ke unit implementasi proyek di daerah, khususnya PIU di 5 Kabupaten baik melalui workshop di tingkat pusat maupun sosialisasi di daerah.

  1. Penyusunan dan Pengembangan Manajemen Proyek

PFI3P merupakan proyek yang ditujukan untuk menyiapkan atau merekayasa sistem agribisnis. Dalam situasi, kondisi, dan waktu yang terbatas telah memaksa agar kegiatan dilaksanakan dengan segera. Mutu kerja yang tinggi dengan dukungan komitmen terhadap keikhlasan dalam bekerja dan tim kerja yang solid antara PCMU dengan PIU juga dengan provinsi dan desa sangat dibutuhkan demi tercapainya idialisme PFI3P yaitu berpartisipasi dalam mewujudkan millennium goal, yaitu berkurangnya tingkat kemiskinan dunia sebesar 50% pada tahun 2015. Oleh karena itu, persamaan persepsi terhadap prosedur-prosedur yang harus dilaksanakan dalam implementasi proyek sangat penting untuk menghindari ineligible.

Berdasarkan hasil workshop untuk peningkatan manajemen kelembagaan di Cisarua pada Bulan September 2003, disepakati bahwa PIU harus mampu menumbuhkan dinamika kelompok yang positif sehingga petani dan kelembagaannya siap untuk mengimplementasikan proyek. PIU juga harus dapat menumbuhkan kerjasama yang baik dengan LSM untuk bantu petani dalam pelaksanaan proyek secara keseluruhan. Kegiatan PIU tahun 2003 secara umum terdiri atas: pembentukan kelembagaan, pelatihan personel dalam kelembagaan yang terbentuk, identifikasi dan penentuan 10 desa contoh, serta implementasi proyek.

Seluruh PIU telah melaksanakan kegiatan pembentukan kelembagaan, sosialisasi program, dan pelatihan di tingkat Forum Antar Desa dan Komisi Investasi Desa (KID). PIU yang telah membentuk KID di seluruh desa lokasi proyek perlu diperhatikan apakah dari segi prosedur pembentukannya sudah sesuai dengan PAM. Tugas konsultan dan NGO lokal adalah memverifikasi kembali kegiatan yang telah dilaksanakan oleh PIU. Hal ini membantu tugas konsultan dan NGO lokal. Secara umum, pemilihan anggota KID telah dilaksanakan secara partisipatif dan telah disahkan melalui penerbitan SK Camat atau Bupati.

  1. Penyusunan Sistem Manajemen Kinerja Proyek

PCMU memiliki tanggung jawab untuk monitoring dan evaluasi implementasi proyek secara keseluruhan. Kegiatan ini akan mendapatkan bantuan dari konsultan dalam mendesain, melaksanakan, dan manganalisis data dasar, laporan tengah tahunan, dan penyelesaian survei sesuai dengan kegiatan dan jenis monev yang diminta oleh proyek. Project Performance Management System (PPMS) akan didisain oleh PCMU untuk: (i) menjaga agar implementasi fisik senantiasa relevan dengan tujuan dan sasaran; (ii) mengkoordinasikan dan mengkaji berbagai input/masukan untuk pencapaian target pelaksanaan proyek; (iv) mengkaji impact kualitas dan kuantitas dari aspek sosial, lingkungan, gender, dan impact secara ekonomi; dan (v) menghasilkan data untuk tujuan pelaporan. Indikator yang disusun untuk menilai kinerja proyek termasuk data evaluasi dan monitoring lingkungan dan keuntungan gender-spesific.

  1. Pengembangan Program Penelitian Pertanian Lahan Marjinal

Pengembangan program penelitian pertanian lahan marjinal dilaksanakan untuk menyusun program yang sesuai untuk dikembangkan di lahan marjinal, khususnya di 5 kabupaten lokasi PFI3P. Melalui kegiatan ini, telah dilaksanakan workshop pengembangan program secara menyeluruh dengan melibatkan 4 BPTP (Jateng, NTT, NTB, dan Sulteng), PIU dari 5 kabupaten, dan pelaksana kegiatan komponen pengembangan sumber informasi pertanian nasional dan lokal dari PUSTAKA dan PUSDATIN.

Pengembangan program penelitian pertanian lahan marjinal dilaksanakan berdasarkan permintaan daerah. Oleh karena itu, kegiatan penelitian pengembangan yang akan dilaksanakan oleh BPTP maupun Puslit/Puslitbang/Balit/BB harus menyesuaikan dengan kebutuhan daerah. Melalui kegiatan workshop pengembangan program penelitian pertanian lahan marjinal, telah pula dilakukan perumusan pengembangan agribisnis yang akan dilaksanakan di 5 kabupaten PFI3P sebagai berikut:

·        PIU Donggala:

o       Pengembangan agribddisnis sapi potong

o       Pengembangan agribisnis bawang merah berbasis home industry

o       Pengembangan agribisnis kakao

·        PIU Blora:

o       Pengembangan agribisnis jagung

o       Pengembangan agribisnis kambing dan ayam buras

o       Pengembangan agribisnis jambu mete (penekanan pada teknologi pascapanen)

o       Pengembangan agribisnis bawang merah (pascapanen) dan cabai (pascapanen: pengolahan cabai bubuk)

·        PIU Lombok Timur

o       Pengembangan agribisnis jagung

o       Pengembangan agribisnis cabai

o       Pengembangan agribisnis kelapa (penekanan pada pengolahan hasil dan pemanfaatan serabut kelapa)

o        Pengembangan agribisnis tembakau (penekanan pada teknologi pascapanen)

o       Pengembangan agribisnis sapi potong (penggemukan sapi potong)

·        PIU Ende

o       Pengembangan agribisnis jagung

o       Pengembangan agribisnis pisang

o       Pengembangan agribisnis jambu mete, kakao, dan kemiri

o        Pengembangan agribisnis babi

·        PU Temanggung

o       Pengembangan agribisnis jagung

o       Pengembangan agribisnis cabai

o       Pengembangan agribisnis ayam buras

o       Pengembangan agribisnis jeruk

o       Pengembangan agribisnis vanili

o       Pengembangan agribisnis lengkeng

  1. Pengadaan Barang dan Jasa : Rekrutmen Konsultan dan NGO/LSM

Jasa Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) dan konsultan diperlukan untuk memperlancar pelaksanaan kegiatan PFI3P. Perekrutan LSM dan konsultan dilaksanakan melalui pembentukan panitia pengadaan konsultan dan LSM. Pembentukan panitia pengadaan jasa LSM dituangkan dalam SK Pemimpin PFI3P Nomor 11/KP.210/IV/PFI3P/2003 dan untuk pembentukan panitia pengadaan perusahaan konsultan untuk PFI3P dituangkan dalam SK Kepala Badan Litbang Pertanian Nomor RC.210.17.2003.

Panitia pengadaan jasa konsultan telah melaksanakan proses seleksi konsultan. Sedangkan kegiatan rekruitmen LSM telah menghasilkan: 1) tata cara teknis penyelenggaraan prakualifikasi; 2) TOR dan metode evaluasi perusahaan Non Government Organization/Lembaga Swadaya Masyarakat (NGO/LSM); 3) Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) serta harga perkiraan sendiri (HPS); 4) penyusunan daftar perusahaan NGO/LSM dalam longlist; 5) prakualifikasi NGO/LSMl; 6) shortlist terdiri atas 7 NGO/LSM terpilih; 7) Pembukaan penawaran; 8) Evaluasi. Sampai dengan Oktober, sedang menunggu persetujuan dari ADB berkaitan dengan hasil evaluasi akhir proses rekruitmen LSM.

  1. Koordinasi Kelembagaan Pelaksana Proyek (NSC)

National Steering Committee (NSC) yang diketuai oleh Sekretaris Jenderal Departemen Pertanian dibentuk oleh Departemen Pertanian. Pembentukan NSC telah dikukuhkan melalui Keputusan Mentei Pertanian Nomor : 453/Kpts/KP.150/7/2002 tentang Pembentukan Tim Pengarah Tingkat Pusat Proyek Peningkatan Pendapatan Petani Miskin melalui Inovasi

Secara umum, tugas Tim Pengarah (NSC) adalah : a) Memberikan pengarahan untuk kebijakan implementasi dan koordinasi kegiatan proyek ; b) Melakukan koordinasi dengan instansi terkait dalam perencanaan, pelaksanaan, serta monitoring kegiatan proyek secara keseluruhan ; dan c) Memfasilitasi hubungan kerjasama antara pusat dan daerah dalam pelaksanaan dan koordinasi kegiatan proyek.

Guna memperlancar koordinasi antarpelaksana kegiatan PFI3P tingkat pusat, NSC telah merumuskan mekanisme operasional teknis dan koordinasi antarpelaksana proyek yang dikukuhkan dalam : Keputusan Ketua Tim Pengarah Tingkat Pusat Proyek Peningkatan Pendapatan Petani Miskin melalui Inovasi (PFI3P) Nomor 564/RC.120/A/7/03 tentang Peran dan Tanggung Jawab serta Tata Cara Aliran Dana pada Proyek Peningkatan Pendapatan Petani Miskin melalui Inovasi (PFI3P). Dalam SK tersebut, dinyatakan bahwa peran dan tanggung jawab untuk masing-masing pelaksana kegiatan adalah :

o       Departemen Pertanian menetapkan arah, kebijakan, dan koordinasi dalam pelaksanaan proyek secara nasional;

o       Departemen Keuangan menetapkan arah dan kebijakan di bidang keuangan dalam pelaksanaan proyek;

o       BAPPENAS menetapkan arah dan kebijakan program pembangunan nasional dalam pelaksanaan proyek ; dan

o       Pemerintah Kabupaten menetapkan arah, kebijakan, dan koordinasi dalam pelaksanaan proyek di tingkat Kabupaten.
Kegiatan koordinasi proyek tingkat nasional oleh National Steering Committee (NSC) meliputi :

o       Pertemuan anggota NSC membahas program dan mekanisme koordinasi di tingkat pusat dan daerah (Bappenas, Direktorat Jendral Anggaran, Biro Perencanaan Deptan, ADB, Pemda kabupaten, dan pihak terkait lainnya) ; dan

o       Penyusunan mekanisme operasional teknis dan koordinasi antar pelaksana proyek.

  1. Monitoring dan Evaluasi Kegiatan PFI3P

Selama tahun 2003 dan 2004, PCMU telah menyelenggarakan kegiatan monitoring dan evaluasi implementasi proyek di tingkat desa di lima kabupaten PFI3P untuk pelaksanaan investasi desa. Hasil monev kegiatan PFI3P di 5 PIU Kabupaten PFI3P secara ringkas adalah sebagai beikut

o       Implementasi proyek di PIU Temanggung

Kegiatan pelaksanaan proyek pada Tahun Anggaran 2003 dan 2004 berjalan dengan baik, administrasi keproyekan sudah dijalankan sesuai dengan aturan-aturan yang berlaku. Beberapa kegiatan belum dapat terealisasi baik secara fisik maupun keuangan disebabkan karena faktor keterbatasan waktu dari saat dana mulai dapat dicairkan dengan kegiatan pelaksanaan monitoring dan evaluasi.

Kelengkapan organisasi proyek yang disyaratkan dalam Project Administrtion Memorandum (PAM) seperti: DCC, PIU, FAD, KID dan Fasilitator Desa sudah dibentuk dan dikukuhkan dengan Surat Keputusan (SK) Bupati, dan dalam pelaksanaan tugasnya nampak sudah berjalan meskipun dalam hal koordinasi masih perlu ditingkatkan lagi. Untuk meningkatkan kinerja Bagian Proyek disarankan agar sosialisasi kegiatan PFI3P terus ditingkatkan, demikian juga peningkatan pengetahuan dalam pengelolaan manajemen kegiatan proyek, terutama bagi anggota FAD, KID dan Fasilitator Desa masih harus ditingkatkan.

Kegiatan investasi desa TA 2004 sebagian besar merupakan kegiatan pengkajian dan diseminasi inovasi pertanian berupa demplot dan pelatihan petani dengan disertai studi banding. Penggunaan dana investasi desa, terutama pada tahun berikutnya sebaiknya digunakan untuk membangun atau memperbaiki infrastruktur yang dapat digunakan dalam waktu yang panjang dan sebesar-besarnya bermanfaat bagi masyarakat umum, terutama petani miskin.

o       Implementasi proyek di PIU Blora

Pokok-pokok hasil monev di PIU Blora adalah sebagai berikut:

Kelembagaan implementasi PFI3P telah dibentuk. PIU Kabupaten Blora dibentuk melalui penunjukan langsung Bupati Blora setelah melalui proses musyawarah di tingkat Kabupaten.

Kegiatan yang dilakukan oleh PIU Blora secara umum adalah: penyusunan 5 judul panduan teknis, sosialisasi program, pelatihan anggota VPIC dan PIVF, serta monitoring dan koordinasi pelaksanaan proyek di lapangan.

Proses pemilihan desa target telah dilaksanakan secara demokratis dan memperhatikan kriteria yang telah diberikan oleh PCMU.

Proses administrasi dan pelaksanaan program investasi di 10 desa pilot proyek TA 2003 untuk PIU Blora mengikuti SE-DJA dan aturan dari KPKN. Sementara itu, SE-DJA yang diterbitkan masih terdapat kesalahan dan saat monev dilaksanakan sedang dalam tahap revisi.

Perkembangan pelaksanaan kegiatan fisik maupun keuangan di PIU Kabupaten Blora, sampai dengan monev TA 2004 untuk investasi desa TA 2003 sudah seluruhnya dilaksanakan (100%). Adapun untuk TA 2004 sudah dalam tahap pencairan dana tahap I (40%).

Administrasi pelaporan baik fisik maupun keuangan di PIU Kabupaten Blora secara umum masih memerlukan bimbingan.
Guna memperbaiki implementasi kegiatan PFI3P di Blora maka disarankan hal-hal sebagai berikut:

Pembentukan kelembagaan yang telah dibentuk oleh PIU, khususnya berkaitan dengan KID dan FAD perlu ditinjau kembali agar tidak menyalahi prosedur dan persyaratan pembentukan kelembagaan yang tercantum dalam PAM.

Jenis investasi desa yang akan dilaksanakan masih memerlukan kegiatan evaluasi kembali agar terhindar dari pengeluaran yang ineligible, khususnya yang berkaitan dengan operasional KID.

Panduan teknis yang telah disusun oleh PIU disempurnakan kembali disesuaikan dengan pedoman yang tercantum dalam PAM.

Proses penerbitan SP3 yang ditujukan ke BPD harus disesuaikan dengan SE-DJA yang sudah direvisi.

o       Implementasi proyek di PIU Lombok Timur

Secara umum hasil monev di Lombok Timur adalah sebagai berikut:

PIU Lombok Timur telah melakukan sosialisasi kepada masyarakat di desa target, hasil sosialisasi ditindak lanjuti dengan membentuk Komisi Investasi Desa dan pemilihan Fasilitator Desa. Pemilihan Fasilitator Desa dirasa sudah cukup memadai, dimana sebagian besar dari Fasilitator Desa berpendidikan Sarjana (S-1).

Pada saat monev TA 2003, PIU Lombok Timur belum membuat struktur organisasi proyek, jadwal kegiatan pelaksanaan proyek dan peraturan serta ketentuan yang berlaku dan menjadi pedoman pelaksanaan proyek.

Kegiatan pembentukan kelembagaan di tingkat desa dan kecamatan dalam rangka pemberdayaan petani miskin belum dilengkapi dengan berita acara yang memadai.

Proses pembentukan KID dan perencanaan investasi desa di 10 desa contoh belum sepenuhnya bersifat partisipatif dan kurang melibatkan masyarakat lapisan bawah yang menjadi target dari PFI3P karena lebih ditentukan oleh golongan elite desa saja.

Format SK kelembagaan desa (seperti KID, FAD dan Pendamping PIU Lombok Timur) belum seragam dan kelengkapannya tidak sama.

Berdasarkan hasil monev di PIU Lombok Timur, telah direkomendasikan untuk perbaikan implementasi proyek di lapangan, yaitu:

Perlu dibuatkan SK Pimbagpro dan struktur organisasi keproyekan untuk kelancaran pelaksanaan proyek.

Perlu segera dilengkapi berkas atau arsip dari kelembagaan ditingkat desa, kecamatan dan kabupaten tentang berita acara pemebntukan kelembagaan desa, serta laporan atau notulen pertemuan Komisi Koordinasi Tingkat Kabupaten.

Fasilitator Desa (dan nanti juga LSM-Lokal) agar memfokuskan pembinaan pemberdayaan petani/kelompok tani.

Pedoman Teknis yang telah dibuat oleh PIU Kabupaten Lombok Timur perlu diperbaiki dan disesuaikan dengan kesepakatan dan Pedoman yang telah diterbitkan PCMU, serta Pedoman, Panduan, Modul Pelatihan dan Pendekatan Program yang akan disusun oleh Tim Konsultan dan Tim LSM Nasional PFI3P.

PIU perlu menetapkan Tim Pengadaan, Tim Pemeriksaan Barang dan Penerima Barang melalui SK PIU yang diperkuat oleh SK Ketua Bappeda (dalam amar keputusannya). Selain itu juga diperlukan Petunjuk Pelaksanaan dari masing-masing SK yang dibuat.

Perlu dibuat berita acara untuk semua pertemuan formal yang dilakukan dan melaporkannya kepada PIU serta DCC ditingkat Kabupaten.

PIU perlu menyusun Buku Kas Umum sesuai dengan petunjuk yang telah ditetapkan dan pembuatan daftar infentaris yang dimiliki proyek.

PIU perlu memperhatikan kewenangan dan tanggung jawabnya dalam pembinaan dan sosialisasi program serta kewajiban untuk memfasilitasi kegiatan kelembagaan investasi desa.

o       Implementasi proyek di PIU Donggala

Secara umum, proses pembentukan kelembagaan telah dilaksanakan sebelum proyek diimplementasikan. Berdasarkan hasil monev di lapangan, diketahui bahwa hampir seluruh desa sasaran PFI3P memiliki anggota KID/VPIC yang seragam sebanyak 3 (tiga) orang sesuai dengan panduan yang berasal PIU. Di sisi lain, dalam PAM dinyatakan bahwa jumlah anggota KID harus berjumlah 5 (lima) orang. Oleh karena itu, untuk ke depan diharapkan anggota KID adalah sebanyak lima orang sesuai dengan ketentuan PAM. Namun demikian, untuk implementasi proyek TA 2004, anggota KID sudah berjumlah 5 orang.

Pada saat monev TA. 2004 dilaksanakan, kegiatan investasi desa untuk TA 2003 masih dalam tahap penyempurnaan. Adapun untuk TA 2004, PIU Donggala telah merencanakan investasi desa di 60 desa terpilih. Secara umum jenis investasi desa yang dilaksanakan di PIU Donggala adalah jalan usahatani dan saluran irigasi. Berdasarkan hasil monev, diketahui bahwa partisipasi masyarakat masih rendah, sehingga untuk implementasi proyek selanjutnya perlu dilakukan sosialisasi secara intensif sampai di tingkat kelompok masyarakat desa target.

o       Implementasi proyek di PIU Ende

Secara umum, kelembagaan sarana penunjang implementasi PFI3P, khususnya untuk investasi desa telah terbentuk di PIU Ende. KID di 10 desa pilot proyek dengan dibantu oleh tim pendamping yang dikoordinasikan oleh PIU telah merencanakan kegiatan investasi desa secara partisipatif. Sebagian besar jenis investasi desa yang dilaksanakan oleh desa pilot proyek di PIU Ende adalah pembuatan jalan usaha tani.

Pelaksanaan kegiatan investasi desa di PIU Ende secara umum masih rendah partisipasi masyarakatnya. Hal ini mengingat pemahaman masyarakat terhadap proyek PFI3P masih rendah, sehingga dianggap sebagai proyek yang tidak harus didukung oleh masyarakat. Masyarakat hanyalah sebagai penerima manfaat dari proyek yang telah dilaksanakan oleh PFI3P.